Sekretesspolicy

Porvoon Kirjakeskus Oy


DATASKYDDSBESKRIVNING

 

1    Inledning

1.1    I denna dataskyddsbeskrivning anges Porvoon Kirjakeskus Oy:s policyer och principer för personuppgifter som samlas in och används inom ramen för bolagets verksamhet. I denna dataskyddsbeskrivning anges dessutom de förfaranden som kan påverka behandlingen av dina personuppgifter. I sin verksamhet följer Porvoon Kirjakeskus Oy kraven i Europeiska unionens (”EU”) dataskyddsförordning (EU/2016/679) och i övrig tillämplig dataskyddslagstiftning.

1.2    Denna dataskyddsbeskrivning kan när som helst uppdateras utan varsel. Ändringarna träder i kraft omedelbart då den ändrade dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats på vår webbplats. Vid förekommande tidpunkt gällande dataskyddsbeskrivning finns på Porvoon Kirjakeskus webbplats, www.kirjakeskus.fi. Du godkänner denna dataskyddsbeskrivning om du fortsätter använda vår webbplats.

 

2    Registeransvarig och dess kontaktpersoner

2.1    Porvoon Kirjakeskus Oy (fo-nummer 2405922-6, Industrivägen 4, 06150 Borgå är registeransvarig enligt vad som avses i dataskyddslagstiftningen är (nedan ”Registeransvarig”). Det betyder att vi är ansvariga för de personuppgifter som du ger oss.

2.2    I fråga om dataskydd och för kontakter enligt punkt 5.1. ska du kontakta IT-avdelningen på telefon (vardagar kl. 8-16 tfn 0400 839 121) eller med e-post (KirjakeskusICT@kirjakeskus.fi).

 

3    Syftet med behandling av personuppgifter samt dess rättsliga grund

3.1    Personuppgifterna samlas in och behandlas enbart för följande ändamål:

a)    För att ingå avtal och skapa en kundrelation

b)    För att verkställa avtalet

c)    För att verkställa en beställning

d)    För marknadsföring

e)    För fakturering

f)    För att rapportera beställnings- och faktureringsuppgifter


3.2    Rättslig grund för behandlingen av uppgifterna:

a)    Den registrerades samtycke

b)    Behandlingen är nödvändig för att verkställa ett avtal som den registrerade är part i

c)    Behandlingen är nödvändig för att uppfylla Porvoon Kirjakeskus lagstadgade skyldigheter


Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke har den Registrerade rätt att när som helst återta det givna samtycket.


3.3    Vi lagrar personuppgifterna under den tid som fastställs i bokföringslagen och därefter tas de bort.

3.4    Om du vägrar att ge oss de personuppgifter vi begär kan vi tyvärr inte tillhandahålla våra tjänster till dig.

 


4    Dessa uppgifter används

Vi använder och lagrar följande uppgifter: personens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och personnummer samt övriga motsvarande uppgifter som behövs för att sköta kundrelationen.

 

5    Den registrerades rättigheter

5.1    Den Registrerade har rätt att begära att Registeransvarig tar bort, ändrar eller korrigerar vilken som helst felaktig eller vilseledande uppgift som Registeransvarig använder eller behandlar. Den Registrerade kan även begära att användningen av uppgifterna begränsas, att uppgifterna överförs från ett system till ett annat eller att förbjuda att Registeransvarig behandlar uppgifterna för något annat ändamål än det som krävs i lagstiftningen.

5.2    Dessutom har den Registrerade rätt att begära av Registeransvarig att få åtkomst till uppgifter som rör den Registrerade. Om den registrerade gör en sådan begäran skickas uppgifterna om den registrerade till denne elektroniskt. Vi försöker besvara eller reagera på den Registrerades begäran så snart som möjligt.

5.3    Den Registrerade har rätt att klaga till dataombudsmannen om Registeransvarigs handlingar i samband med behandling av personuppgifterna.

5.4    Kontaktuppgifterna i punkt 2.2 kan användas för att ta kontakt på det sätt som avses i detta stycke.

 

6    Överlåtelse av personuppgifterna

6.1    Inom ramen för dataskyddslagstiftningen kan personuppgifterna överlåtas till Registeransvarigs tjänsteleverantör, samarbetspartner eller övriga motsvarande instanser med nära anknytning till Registeransvarigs verksamhet, samt för att fullgöra lagstadgade skyldigheter.

6.2    I de situationer som nämns ovan kan personuppgifterna överlåtas inom ramen för gällande lagstiftning och så att ett avtal har ingåtts för överlåtelsen för att säkerställa att personuppgifterna inte behandlas för andra än noggrant specificerade ändamål och med tillräckliga säkerhetsåtgärder.

6.3    Personuppgifterna kan överlåtas och lagras utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Om personuppgifterna överlåts utanför EES ska Registeransvarig säkerställa tillräcklig säkerhet genom att överföra uppgifterna till länder där Europeiska kommissionen har ansett att dataskyddet håller en tillräckligt hög nivå. Om uppgifterna överlåts till ett land där kommissionen inte anser att dataskyddet håller tillräckligt hög nivå, ska Registeransvarig göra upp ett separat avtal om behandling av personuppgifter med den mottagande organisationen utanför EES.

 

7    Skydd av personuppgifter

Registeransvarig försäkrar att denne kommer att vidta nödvändiga skyddsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot oavsiktlig(t) eller olaglig(t) förstörelse, försvinnande, förändring/ändring, otillåten överlåtelse, felaktig användning mm. De lagrade uppgifterna har skyddats både fysiskt och tekniskt. Dessutom använder Registeransvarig interna säkerhetsåtgärder (t.ex. lösenord, användarbehörighet) för att garantera att endast ett begränsat antal medarbetare behandlar personuppgifterna.


8     Principerna för skydd av registret

De personuppgifter som ingår i registret lagras som konfidentiella. Användningen av registret omfattas av instruktioner inom registeransvarigs organisation och åtkomsten till personregistret har begränsats så att endast de medarbetare som har behörighet att använda de uppgifter som finns registrerade i systemet och som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter kan få åtkomst till dem. De medarbetare som behandlar personuppgifterna har tystnadsplikt.
Åtkomst till systemet förutsätter för varje registeranvändare att man anger användarnamn och lösenord. Dessutom har registeransvarigs datanät och utrustningen där registret finns, skyddats med brandmur och andra tekniska åtgärder. Material som innehåller personuppgifter förstörs på ett datasäkert sätt.